tài liệu về máy in, máy tính

Mười sự cố in ấn thường gặp và cách xử lý

Để giúp bạn tránh những sự cố trong khi in ấn, bài viết này sẽ điểm qua một số trường hợp trục trặc thường gặp nhất và hướng khắc phục chúng. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ sử dụng chiếc máy in, một trong những công cụ không thể thiếu trong công việc thường ngày ở văn phòng, một cách hiệu quả hơn.

1/Không có gì xuất hiện khi bạn cố in

Không thể in bất cứ nội dung gì là sự cố in thông thường nhất nhưng cách khắc phục thường cũng đơn giản nhất: Bạn phải kiểm tra để xem dây nguồn của máy in đã được cắm vào ổ điện, máy in đã được bật và nối với máy tính hay chưa (!).

2/Các lề và các ngắt dòng trên các trang của bạn đều không thích hợp

Các lề của bạn quá rộng hoặc bạn in trên giấy có kích cỡ không chính xác (rất hay gặp nếu bạn nhận tài liệu từ một người khác). Trong trường hợp này hãy chọn File/Page Setup, nhấn tab Paper trong hộp thoại Page Setup và sau đó xem trong mục Paper Size để biết loại giấy Word sẽ dùng để in tài liệu. Nếu bạn thấy mục Paper Size là “A4 210x297mm” thì đây là một tiêu chuẩn kích cỡ giấy ngoại. Nhấp Cancel trong hộp thoại Page Setup và thực hiện các bước sau đây để giải quyết vấn đề này :

+. Chọn Tools/Options để mở hộp thoại Options.
+. Chọn tab Print.
+. Chọn hộp kiểm Allow A4/Letter Paper Resizing nếu nó chưa được chọn và nhấp OK.
+. In tài liệu của bạn

3. Bạn gặp sự cố trong việc in một tài liệu dài mà bạn đã chia thành các phần

Việc in các tài liệu đã được tổ chức thành các phần riêng biệt là điều rắc rối, đặc biệt nếu mỗi phần có sơ đồ đánh số riêng của nó (ví dụ, các trang trong phần thứ nhất của tài liệu – phần mục lục chẳng hạn - không được đánh số). Việc biết trang nào mà bạn đang xem và các trang nào để in có thể là điều khó khăn. Thanh Status cho bạn biết rằng bạn đang ở trang 8 nhưng tiêu đề trên trang 8 lại cho thấy rằng bạn đang ở trang 5 (trang thứ 5 trong phần hai). Vì thế, nếu một tài liệu được tổ chức thành các phần có cách đánh số trang khác nhau, hãy in lần lượt từng phần một.

4. Các Fonts có diện mạo không thích hợp

Trước tiên, bạn hãy xem tài liệu từ cửa sổ Print Layout để bạn có thể thấy các font hiển thị như thế nào. Nếu chúng không hiển thị đúng thì có thể tài liệu của bạn chứa các font mà máy in của bạn không hỗ trợ. Hãy thay thế các font này bằng các font TrueType. Những font này có các mẫu tự “TT” kế bên tên của chúng trên menu Font, có đặc điểm là hiển thị giống nhau khi được xem trên màn hình và khi được in ra giấy.

5. Hình ảnh không được in ra

Máy tính của bạn có thể thiếu bộ nhớ. Thử tắt máy, khởi động lại máy tính và in lại. Nếu như vậy vẫn không được gì, hãy kiểm tra những khả năng dưới đây :

+ Chọn File/Print và nhấp nút Options trong hộp thoại Print. Trong hộp thoại Print thứ hai, hãy đảm bảo hộp kiểm Drawing Object đã được chọn.
+ Cũng trong hộp thoại Print thứ hai, hãy đánh dấu vào hộp kiểm Draft Output để yêu cầu Word in các tài liệu với ít định dạng hơn. Tùy chọn này dùng để làm việc với các tài liệu trong giai đoạn sửa bản in.

6. Một trang trống được in tại cuối tài liệu

Trang trống được in ra bởi vì bạn để lại một vài đoạn trống ở cuối tài liệu. Nhấn CTRL+ END để đi đến cuối tài liệu, nhấp nút Show/Hide để xem các ký hiệu định dạng đoạn ở cuối văn bản và xoá các ký hiệu này.

7. Header và Footer xuất hiện không chính xác

Nếu header và footer của bạn không nằm vừa trên trang, không có đủ chỗ trống trong lề dành cho header hay footer hoặc chúng nằm trong phần không in ra của trang. Để tạo nhiều chỗ trống hơn cho các header và footer, hãy chọn File/Page Setup, chọn tab Margin trong hộp thoại Page Setup và phóng to lề trên và lề dưới. Đi đến tab Layout và tăng khoảng cách From Edge để header và foooter không bị đẩy vào phần không in của trang.

8. Word không cho bạn chọn lệnh File -> Print

Nếu lệnh File/Print mờ đi trên máy tính của bạn và bạn không thể chọn lệnh này là do máy tính của bạn không biết rằng nó được liên kết với một máy in. Hãy cài đặt lại máy in.

9. Bạn không thể in các đường viền trang

Hầu hết các máy in không thể in text hay hình ảnh nằm quá gần mép của trang. Theo mặc định, các đường viền nằm gần mép của trang, đây là lý do tại sao máy in của bạn không thể xử lý chúng. Hãy thực hiện các bước sau đây để giải quyết sự cố này :

+. Chọn Format/Borders and Shading. Hộp thoại Borders and Shading xuất hiện
+. Chọn tab Page Boder
+. Nhấp nút Options để mở hộp thoại Borders and Shading Options.
+. Bên dưới Margin, nhập các kích cỡ (tính theo điểm ảnh) lớn hơn vào các hộp Top, Bottom, Left và Right để di chuyển các đường viền hơi ra xa khỏi mép của trang.
+. Nhấp OK hai lần.

10. Máy in của bạn in quá chậm

Tốc độ in phụ thuộc vào tốc độ xử lý các yêu cầu in tài liệu. “In ở chế độ nền “ nghĩa là Word có thể in các tệp trong khi bạn thực hiện những tác vụ khác - định dạng một tài liệu hay nhập văn bản chẳng hạn. Bằng cách tắt chế độ in nền, bạn yêu cầu Word dành tất cả nguồn tài nguyên của nó vào tác vụ in và kết quả các tài liệu sẽ được in nhanh hơn. Tuy nhiên, điểm bất lợi là bạn không thể thực hiện công việc nào cả trên tài liệu khi nó đang được in ra.

Thực hiện các bước sau nếu bạn muốn tắt cơ chế in trong nền
- Chọn Tools/Options.
- Chọn tab Print trong hộp thoại Options.
- Hủy chọn hộp kiểm Background Printing và nhấp OK.

Một số lời khuyên khi sử dụng máy in để phục vụ cho việc in ấn

- Bạn nên chọn mua chủng loại giấy in theo đúng yêu cầu của sách hướng dẫn đi kèm, không nên mua những giấy in kém chất lượng (như quá mỏng chẳng hạn) vì giấy chất lượng kém dễ bị kẹt trong khi in. Không nên để giấy in trong môi trường ẩm ướt vì như vậy khi in có thể sẽ có các đốm mực trên giấy.
- Luôn cập nhật trình điều khiển (driver) cho máy in từ website của nhà sản xuất để cải thiện hoạt động của máy in như sửa lỗi các sự cố in ấn trong máy và có thêm nhiều tính năng mới.
- Luôn dành thời gian vệ sinh máy in hàng tuần, không để bụi bẩn bám vào máy in hay giấy vụn sót lại trong máy vì nó sẽ dẫn đến hiện tượng kẹt giấy và nhất là bạn phải giữ cho đầu in (printhead) luôn được sạch.

Hy vọng qua bài viết này công việc in ấn của bạn được suôn sẻ và trôi chảy hơn.

Đảm bảo hoạt động cho máy in Laser

Máy in laser cá nhân thường không có được sự hỗ trợ kỹ thuật, vì vậy bạn cần biết cách giải quyết một số sự cố.

Tham vấn wizard: Wizard Windows Printing Troubleshooter chỉ tập trung giải quyết các trục trặc cơ bản, nhưng rất đáng tham khảo. Trong WinXP, bạn chọn Start.Help and Suport, gõ list of troubleshooter vào trong hộp Search, và nhấn <Enter>. Nhấn List of troubleshooters trong khung bên trái, chọn Printing trong cột troubleshooter ở bên phải, và làm theo từng bước. Trong Win2000, bạn nhấn Start.Help, và chọn Troubleshooting and Maintenance trên nhãn Contents. Chọn Win2000 troubleshooter, nhấn Print trong danh sách các wizard troubleshouter ở khung bên phải, và làm theo các bước hướng dẫn. Để mở wizard này trong WinMe, bạn nhấn Start.Help, gõ troubleshooter vào hộp Search, và nhấn OK. Trong Win98, bạn chọn Start.Help.Contents.Troubleshooting.Windows 98 Troubleshooter.Print, và làm theo wizard hướng dẩn.

Kiểm tra cơ bản: Kiểm tra điện vào máy in. Cắm chặt các đầu nối cáp. Nhiều máy in có nút điều khiển online/offline ở mặt trước và có thể bị vô tình chạm vào.

In trang thử: Hầu hết các máy in đều có thể chạy quá trình tự kiểm tra nếu bạn nhấn và giữ một hay nhiều nút trên panel điều khiển. Nếu như trang kiểm tra tốt thì trục trặc nằm ở cáp dữ liệu, PC, hoặc phần mềm. Nếu trang in thử không tốt, bạn tham khảo bảng “Những trục trặc phổ biến” để tìm cách giải quyết.

Dùng thứ mới nhất: Cài đặt driver và phần mềm mới nhất cho máy in. Cả hai thứ này đều có ở trang web của hãng sản xuất. Để cài đặt driver mới trong WinXP, bạn chọn Start.Printers and Faxes và chọn Add a Printer bên dưới Printer Tasks trên thanh Explorer trong cửa sổ Printer and Faxes. Trong Win 2000/Me/98, bạn loại bỏ driver của máy in và cài đặt lại. Chọn Start.Settings.Printers để mở cửa sổ Printers. Nhấn phải máy in này, chọn Delete (chọn Yes nếu được hỏi xác nhận), mở lại cửa sổ Printers nếu nó bị đóng, nhấn đúp Add Printer, và hoàn tất việc cài đặt lại.

Chấm dứt kẹt giấy: Tháo bỏ các tờ giấy bị kẹt bằng cách kéo chúng ra theo chiều thuận như khi in. Nếu máy in bị kẹt thường xuyên, bạn ngắt điện khỏi máy, để cho máy nguội, tháo cartridge mực ra ngoài, và kiểm tra xem có vật gì gây cản trở bên trong không.

Kiểm tra đầu nối: Nếu máy in dùng đầu nối USB, bạn mở Device Manager và tìm dấu X màu đỏ, hoặc dấu chấm than trong vòng tròn màu vàng nằm kề bên những liệt kê thiết bị USB. (Trong Win XP/2000/Me, bạn nhấn Start, nhấn phải My Computer, và chọn Properties.Hardware.Device Manager. Trong Win98, bạn nhấn phải My Computer và chọn Properties.Devices Manager). Những biểu tượng này có thể là dấu hiệu của trục trặc trong kết nối máy in với PC. Nếu máy in ngưng hoạt động khi hệ thống ra khỏi chế độ hibernate hay chế độ chờ (suspend), bạn nhấn đúp lên từng Root Hub bên dưới mục USB, chọn Power Management, và bỏ chọn đối với Allow the computer to turn off this device to save power. Trường hợp đang dùng hub USB, bạn thử nối trực tiếp máy in với cổng USB trên PC xem có giải quyết được trục trặc không.

Bí quyết tiết kiệm với máy in

Chọn máy in: Nếu phải in ấn khá nhiều tài liệu thì nên chọn mua máy in laser. Giá thành của máy in laser khá cao so với máy in phun, nhưng về lâu dài nó sẽ tỏ ra hiệu quả. So sánh chi phí in ấn cho thấy, máy in laser có thể rẻ hơn máy in phun từ 3-5 lần.

- Sử dụng mực bơm: Chọn máy có thể in được mực bơm, cũng như Cartridges mực có thể bơm lại được. Cần lưu ý, mực bơm phải được cung cấp bởi chính hãng sản xuất máy in mà bạn đang sử dụng. Cách này có thể giúp tiết kiệm 5-10 lần so với mua Cartridges mực mới.

- Tăng tốc độ in, tiết kiệm mực bằng cách in một màu nếu tài liệu không cần màu sắc: Vào Start > Settings > Printers, tiếp theo nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in rồi chọn Properties, sau đó nhấp chọn một màu nào đó (ví dụ grayscale). Sau cùng nhấn OK. Bây giờ, tốc độ in nhanh hơn khi in tài liệu có màu sắc gấp 3-5 lần và tiết kiệm được khá nhiều mực in.

- Tiết kiệm mực khi in các trang web: Nếu chỉ muốn in một phần nội dung của trang web thì chỉ việc tô chọn nó, tiếp theo nhấp chuột phải vào rồi chọn Print để in. Nếu chỉ cần nội dung, không cần hình nền trang web, bạn vào Tool/Internet Options, tiếp theo nhấp thẻ Advanced, sau đó cuộn xuống tới phần Printing, bỏ dấu chọn vào mục Print background colors and images. Sau cùng nhấn Apply và OK.

- Sử dụng các phần mềm tiết kiệm mực in như InkSaver hay tiết kiệm giấy in như FinePrint, Photo Cool...

Đa số chúng ta dùng máy in để in tài liệu, văn bản thông thường và do đó nếu chúng ta sử dụng máy in màu để in các văn bản trắng đen thì quá uổng phí. Vì theo nguyên lý hoạt động của máy in màu là bắt buộc phải có đồng thời hai bình mực: một bình mực màu và một bình mực đen thì mới có thể in được, dù chỉ in trắng đen.

Cho dù bạn dùng máy in màu để in các văn bản trắng đen thì sau một thời gian tự nhiên bình mực màu trong máy in của bạn cũng sẽ hết mực. Do đó sẽ rất phí nếu chúng ta tiếp theo mua một bình mực màu khác (đặc biệt là mua mực in chính hãng) để thay thế cho bình mực màu đã hết.

Để tiết kiệm mực in thì bạn chỉ có thể chọn cách giải quyết như sau:

- Khi bình mực màu trong máy in của bạn đã hết thì bạn chỉ việc lấy bình mực màu đã hết đó ra khỏi máy in sau đó lắp lại vào máy in. Bây giờ bạn cứ vô tư mà in văn bản trắng đen mà không còn sợ bình mực màu sẽ hết nữa vì trong máy in của bạn vẫn có bình mực màu nhưng đó lại là bình mực rỗng.

- Nếu bình mực màu trong máy in của bạn vẫn còn mực thì bạn cũng có thể tiết kiệm cho bình mực màu đó bằng cách bạn chỉ việc lấy một bình mực màu đã hết thay vào bình mực màu còn mực trong máy in mà bạn đang sử dụng. Lúc bấy giờ trong máy in của bạn vẫn có hai bình mực nhưng chỉ có bình mực đen là còn mực và do đó bạn cứ tha hồ mà in văn bản trắng đen.

Vậy là với thủ thuật trên bạn đã phần nào hạn chế được việc lãng phí mực màu khi in văn bản trắng đen.